Cómo incrustar fuentes en Microsoft Word

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Es posible que hayas notado que cuando un compañero de trabajo o colaborador abre un documento de Word que has diseñado cuidadosamente, se ve un poco diferente. Esto sucede a menudo porque el usuario no tiene las mismas fuentes instaladas en el ordenador que tu. Y cuando usas una de esas fuentes en el documento, la copia de Word no puede volver a crearla, ya que Word simplemente selecciona la fuente predeterminada o una fuente similar y hace todo lo posible por mostrarla lo más parecida al documento original.

Para documentos cotidianos, esto no es un problema. Pero para los documentos en los que la apariencia importa, esto puede ser un inconveniente importante. Es una de las razones por las que muchas personas usan archivos PDF para distribuir contenido, pero los PDF no ofrecen las mismas capacidades de edición que los documentos de Word. Si necesitas que tu texto permanezca igual y preserve las capacidades de edición, deberás incrustar sus fuentes en Microsoft Word.

» ¿Qué hace la incrustación de fuentes?

Al incrustar la fuente, se guarda el archivo de fuente dentro de tu documento de Word. Esto tiene el efecto de aumentar el tamaño del archivo, ya que ahora el archivo de la fuente debe acompañar al documento. Sin embargo, si ya tienes imágenes incrustadas, es probable que la diferencia no sea demasiado notable. También hay medidas de ahorro de espacio que puedes tomar para reducir  el tamaño de tu archivo.

Esto sólo funciona con Microsoft Word, PowerPoint , Publisher y sólo en Windows. Por lo tanto, no funcionará en Mac, iOS, Android o versiones web de ninguna otra aplicación.

Además, la fuente sólo se puede incrustar si la fuente lo permite. Esto se denomina “permiso de inserción” y no todas las fuentes lo permitirán. Es una manera de limitar el uso de la fuente a varias máquinas, por lo que las licencias pueden excluir este uso para reducir el costo. Si esto ocurre, encontrarás que el destinatario puede ver e imprimir el documento pero no editarlo.

» Cómo incrustar fuentes en Microsoft Word

Para incrustar fuentes en Microsoft Word, deberás tener el documento relevante abierto y activo y hacer clic en el menú “Archivo” en la cinta superior izquierda.

Posteriormente, haz clic en “Opciones” en el lado inferior izquierdo de la pantalla.

Ahora pulsa en “Guardar” en el panel del menú de la izquierda.

Busca el apartado “Mantener la fidelidad al compartir este documento” y marca la opción “Incrustar fuentes en el archivo“.

Si deseas reducir el tamaño del archivo, marca la opción “Incrustar solo los caracteres utilizados en el documento (recomendado para reducir el tamaño del archivo)“. Esto sólo incluirá los caracteres que ya aparecen en el documento, reduciendo así el tamaño del archivo. Aunque sin embargo, su destinatario no tendrá capacidades de edición completas, y otros estilos del tipo de letra no estarán disponibles si aún no aparecen en el documento.

Debes de asegurarte de dejar habilitada la opción “No incrustar fuentes del sistema comunes“. Esto evitará enviar el documento con fuentes comunes como Calibri y Times New Roman. Es probable que supongas que el destinatario final ya tiene esas fuentes instaladas.

Conclusión: Si necesitas conservar la apariencia de tu documento de Word, puedes incrustar fuentes inusuales con el mismo documento. Esto evitará errores y reemplazos de visualización relacionados con la fuente. Pero puedes aumentar significativamente el tamaño del archivo, así que ten cuidado. Los archivos PDF pueden ser una mejor opción si la edición no es una preocupación.

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